La automatización de las llamadas realizadas y recibidas en una institución educativa puede optimizar el trabajo del equipo de secretaría y asistencia, ahorrar costos y aumentar la capacidad de atención telefónica.
Los departamentos escolares y universitarios reciben una serie de llamadas diarias en diversas materias, como finanzas, asuntos académicos, documentos, etc. Esto exige no solo una serie de centrales telefónicas, sino también grandes equipos de servicio telefónico. Para estudiantes, profesores e interesados, se pierde tiempo en medio de una serie de transferencias y repeticiones para diferentes asistentes hasta que se resuelva el problema en cuestión. Es posible optimizar estos procesos.
Conoce cómo una plataforma de automatización de telefonía en la nube puede optimizar el servicio de las instituciones educativas y ofrecer mejores experiencias para las personas que llaman en busca de información:
Automatización de llamadas realizadas y recibidas:
Es posible crear un bot en la plataforma que reciba llamadas y responda preguntas frecuentes. Solo es necesario crear las interacciones que pueden ser manejadas por estos bots de voz, como:
«¿De cuál curso solicitas más información?»
«¿Cuáles son los horarios de atención de la Facultad?»
«¿Podría enviar una copia de mis calificaciones por correo electrónico?»
Con esto, los agentes humanos de atención al cliente serían solicitados solo en casos específicos y, así tienen más tiempo para priorizar otras demandas, mientras que el bot responde llamadas con demandas comunes por teléfono.
Las llamadas entrantes se pueden usar para otros fines, como hacer preguntas sobre el envío de documentos o registrarse para cursos de extensión, por ejemplo. El bot también puede transferir llamadas a extensiones específicas y ahorrar el tiempo que pasarían los asistentes haciendo el primer contacto telefónico.
Aquí puedes ver cómo crear extensiones en VozXpress:
De igual manera, es posible crear plantillas para realizar llamadas automáticas con el objetivo de notificar a los estudiantes sobre la suspensión de clases, costos de matrícula, horarios y aulas o la actualización de la inscripción, por ejemplo:
Organización y análisis de servicios telefónicos
Además de crear centrales telefónicas gestionadas por inteligencia artificial, con VozXpress también es posible organizar contactos por grupos. Por ejemplo, agrupar a los contactos como “Padres de estudiantes de 5to grado” o “Estudiantes voluntarios del proyecto social” para analizar las llamadas hechas solo por esos contactos o programar llamadas específicas para los grupos.
La misma agrupación también se puede realizar por áreas de especialización, como «Postgrado» o «Centro de Estudiantes» o «Facultad de Humanidades«, lo que facilita la gestión de contactos realizada por el equipo de servicio.
VozXpress ofrece diversas métricas en todas las llamadas realizadas o recibidas por la plataforma. Para saber en qué punto de la llamada cuelgan los estudiantes o qué información es la más solicitada. Este tipo de información es de gran utilidad para justificar futuros cambios y mejoras en el servicio.
Telefonía en nube 24/7
VozXpress funciona con tecnología en la nube, es decir, que para administrar la central telefónica o IVR (Interactive Voice Response)solo requiere una conexión a Internet, sin necesidad de cableado o centrales telefónicas físicas. Con esto, las escuelas y universidades pueden ahorrar los gastos y el espacio que usarían en sus campus con equipos viejos.
Las llamadas realizadas por un bot de voz permiten, además de llamadas simultáneas, llamadas realizadas en cualquier momento del día, incluso si la institución está cerrada. La libertad para que los estudiantes respondan sus preguntas en el día y hora preferidos les garantiza un mejor apoyo, una mejor atención.
Además, la plataforma simple y directa no requiere conocimientos técnicos o expertos en tecnología para funcionar. Simplemente deberás acceder a la plataforma, cambiar y configurar lo que deseas y ¡ahorrar!.
Este bot funcionará automáticamente con las nuevas interacciones realizadas por el asistente. Desde nuestras oficinas en Brasil, Elife utilizó VozXpress para crear su central telefónica receptiva, con un bot que responde preguntas frecuentes y reenvía llamadas a extensiones.
Aquí le mostramos cómo crear un centro de llamadas automatizado para su negocio:
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